Es geht doch ganz einfach – Unterlagen und Checklisten aus einem vorhandenen Projekt kopieren – und dann kostengünstig alles selber machen. Hier ein wenig ändern, da ein wenig anpassen. Und schon sieht alles sehr professionell aus. Und dann ab dafür… Die perfekte Selbermacher-Mentalität. Herzlichen Glückwunsch! Das können wir auch alleine! Wirklich?

Das Entscheidende sind nicht die Unterlagen. Und auch nicht die vielen Checklisten. Auch nicht die Verträge oder sonstiger Papierkram. Das Entscheidende ist etwas ganz anderes. Es sind die Ideen und Konzepte, die aus irgend einem Projekt erst ein lebendiges, funktionierendes, zielorientiertes Projekt machen. Es sind die Menschen, die es zu beteiligen gilt. Die geschickte Bündelung von unterschiedlichen Fähigkeiten. Und immer wieder Fragen, gerne auch kritische. Um an die richtigen Antworten zu kommen. Daraus folgen die Festlegungen und am Ende die Kontrollen. Denn schließlich soll am Ende auch die Qualität des Ergebnisses stimmen.

Diese – und viele Sachen mehr, stehen nun mal nicht in den kopierten Unterlagen. Zumindest nicht für dieses neue Projekt. Dort finden Sie nur etwas über Ihr altes. Doch das ist Vergangenheit. Genauso wie das ehemalige Projektteam, dass dieses Ergebnis zustande gebracht hat. Aber jetzt sind es neue Anforderungen, die mit anderen Menschen, einem anderen Team zu erbringen sind! Denn ein Projekt zeichnet sich per Definition durch seine Einmaligkeit aus. Dies scheinen viele Entscheider zu vergessen, wenn sie sich des Prinzips “copy & paste” bedienen.

Unterschätzen Sie bitte auch nicht die Zeit, die sich jemand ausschließlich für Ihr Projekt nimmt. Die Erfahrung und auch die Motivation, die diese Person (oder dieses Team) für Ihr Projekt mitbringt. Und den Willen! Vielleicht sogar das Wichtigste.

Ihre Mitarbeiter können das auch?

Keine Frage, das können Sie. Einige zumindest. Aber es gibt ein Haken. Einen recht dicken sogar. Ihre Mitarbeiter haben noch weitere Aufgaben zu lösen. Recht viele sogar. Und die lassen sich nur bedingt aufschieben. Sonst wären sie ja keine Mitarbeiter.

Ihr Hauptjob besteht nun einmal gerade nicht in diesem (und weiteren) Projekten. Und deshalb können sie im Projekt zwar flankierend eingebunden werden, ihre Erfahrungen gerne einbringen, sind herzlich aufgerufen mitzutun. Aber alles alleine machen?

Seien Sie Realist – Zahlen lügen nicht!

Ermitteln Sie doch einmal den realistischen Arbeitsaufwand für das ganze Projekt. Brechen es dann herunter auf den einzelnen Mitarbeiter im Projekt. Drücken Sie diesen in PM aus, das sind Projektmonate. Und nun weisen Sie diese PM jenem Mitarbeiter zu. Dann wird schnell klar, dass der Mitarbeiter für ein, zwei oder auch mehrere Monate in diesem Projekt gebunden ist. Und zwar ausschließlich, was heißt, er kann keine andere Aufgabe mehr übernehmen. Auch nicht ein wenig! Dann wird schnell klar, wo die Grenzen des Selbermachens liegen.

Seien Sie fair, gerade Ihren Mitarbeitern gegenüber!

Ihr

Norbert Wiechmann

Schon mal darüber nachgedacht? Irgendwie scheint sie ja jeder zu kennen, die Arschkarte. Kommt die Sprache auf sie, schmunzeln die Meisten wissend. Ausgenommen der Betroffene natürlich. Das ist der- oder diejenige, der sie bekommen hat und dem das Schmunzeln vorübergehend oder dauerhaft vergangen ist.

Denn die Arschkarte “hat” man, oder man “bekommt” sie. Du hast sie also und bist bemüht, sie so schnell wie möglich wieder loszuwerden. Es ist ein wenig wie bei dem Kinderspiel “Schwarzer Peter”. Dort gibt es eine schwarze Karte, mit dem Schwarzen Peter eben und man sieht zu, dass man sie entweder gar nicht erst bekommt, oder schnellstens wieder los wird. Verloren hat, wer am Ende darauf sitzen bleibt, sehr zur Belustigung der Mitspieler und ganz genau so, wie mit der Arschkarte!

Projektarbeit – warum ausgerechnet ich?

Im Projektmanagement geht es ähnlich zu, nur leider nicht ganz so lustig. Hier hat den Schwarzen Peter der- oder diejenige, der / die meist “freiwillig” erwählt, in ein Projektteam erkoren wird. Und mit etwas Pech – auch das kommt vor – sind es gleich mehrere. Und dort hängen er oder sie nun fest, machen gute Miene zum gar nicht so tollen Spiel. Und dann sehen sie sie deutlich vor sich, die Arschkarte, die jetzt ihnen gehört. Herzlichen Glückwunsch!

Die Notwendigkeit der Projektarbeit wird meist noch eingesehen. Auch das es “jemand” machen muss, ist klar. Das man dieser Jemand im Zweifel aber auch selber sein könnte – Schicksal? Mag der Grund für die eigene Kürung noch einleuchten, schließlich hat man ja etwas zu bieten, aber der Zeitpunkt? Ausgerechnet jetzt und ausgerechnet dieses Projekt? Gut, man wird sich leidlich Mühe geben, schließlich ist man Profi.

Notfallplan wenn die Kernarbeit liegen zu bleiben droht

Aber mit der Zeit gehen die Tagesaufgaben vor und die Projektarbeit muss hinten an stehen. Was soll man schließlich machen? Und schließlich wird sie, ganz allmählich, zur Qual. Denn man ist eingebunden in ein meist starres Korsett aus Besprechungen, Terminen, Zielvereinbarungen und Aufgaben, die nicht enden wollen. Und das gilt nicht nur für das Projekt selbst, sondern insbesondere für die eigentlichen Aufgaben, für die man schließlich einmal eingestellt wurde. Reicht die Zeit nicht, wird es gegen Ende eng, dann sind Überstunden die Belohnung – ähnlich spannend wie Nachsitzen in der Schule. Eine echte Arschkarte halt! Sie wissen schon. Und das verdammte Grinsen bei den anderen Kollegen, den freien Kollegen, wird eher schlimmer als weniger. Herzlich willkommen in der Projektarbeit!

In einem folgenden Artikel wollen wir darüber nachdenken, ob und welche Alternativen es zu diesem klassischen Modell gibt.

Ihr

Norbert Wiechmann

Wir wollen das Beste

Das gute alte Normal-Benzin wird nicht mehr angeboten. Es ist vor gut einem halben Jahr sang und klanglos vom Markt verschwunden. Also Super oder Super Plus?. Oder Sie gehören der Diesel Fraktion an? Oder ganz innvovativ: Gas? Wie auch immer, die Wahl des geeigneten Kraftstoffes wird immer defiziler. Und leider auch immer teurer!

Warum? Weil wir uns alle schon lange nicht mehr mittels “normaler” Motoren fortbewegen, sondern stark leistungs- und engergiesparoptimierte Modelle besitzen. Klar, da geht es mit dem einfachen Sprit nicht mehr. Und auch etwas mehr Motorpflege ist angesagt als früher – Leistung hat schließlich ihren Preis. Und es muss natürlich ein hochwertiges Synthetiköl sein. Denn hier verstehen wir keinen Spaß. Darunter spielt sich für die Meisten von uns gar nichts mehr ab. Am besten lassen wir uns hierzu an der Tankstelle unseres Vertrauens fachkundig beraten.

Der richtige Treibstoff im Projektmangement?

Und im Projektmangement? Wie sieht es da aus? Viele Projekte gleichen den hochverdichteten Motoren. Auch hier gilt die Devise: sparen, sparen, sparen! Zeit sparen, Geld sparen, Mitarbeiter sparen, Aufwand sparen. Und ironischerweise werden genau die Einsichten, die für unsere ach so geliebten Motore gelten, hier aufs sträflichste vernachlässigt.

Während dort Motorpflege groß angesagt ist, laufen hier die Dinge nebenbei. Während dort beste Öle und Schmierstoffe zur Leistungssteigerung Anwendung kommen, werden hier mal eben in irgendeinem Raum von irgendeinem Team mit einfachstem Equipment die großen Würfe erwartet. Dort ist es gerne der berühmte Euro mehr, den man ebenso gern investiert. Hier ist es schon vom Start weg irgendwie alles zu aufwendig und zu teuer.

Vielleicht ist es an der Zeit, sich im Projektmanagement in kleineren und mittleren Unternehmen von diesen antiquierten Vorstellungen endgültig zu verabschieden.

Unser Treibstoff heisst Kreativität

Unser Treibstoff heisst Kreativität. Denn ein Projekt zeichnet sich immer durch seine Einmaligkeit aus. Und dies bedeutet im Umkehrschluss, das mit einem Projekt etwas Neues zu schaffen ist. Etwas, das in dieser Form bisher noch nicht existiert! Etwas, das erst noch zu schaffen ist. Und dazu braucht es, wie bei einem Hochleistungsmotor, die richtigen Treib- und Schmierstoffe. Nur sehen die bei einem Projekt etwas anders aus:

• Ideenfindung
• Zurückgezogenheit
• Nachdenken
• Innenschau
• Recherche
• Team
• Kommunikation
• Zielformulierung
• Ideen- und Lösungserarbeitung
• Fehlertoleranz
• Umsetzung
• Test, Überprüfung, Test
• Beharrlichkeit und Geduld

Ideen zu produzieren in unserer “ideenarmen” Zeit ist ein hartes Geschäft. Die richtigen Ideen treiben ein Projekt unweigerlich nach vorne. Und die lassen sich, sollen sie wirklich gut sein, nur mit dem richtigen Treibstoff in ausreichender Menge und Qualität hervorbringen! Und dieser Treibstoff heisst: Kreativität. Und der ist nicht günstig zu haben – leider. Aber das kennen Sie ja von Ihrer Tankstelle schon!

Ihr

Norbert Wiechmann

Große Organisationen leben in ihrem ganz eigenen Regelwerk. Und verzetteln sich auch gerne mal darin. Wie diese kleine Geschichte erläutern soll.

Eine wahre Geschichte

Eine wahre Geschichte, vorgekommen in einer Geschäftsstelle einer großen Hamburger Wohnungsgesellschaft.

Die Hauswarte der in unserer Geschichte vorkommenden Geschäftsstelle waren mit einigen Polaroidbild-Kameras ausgestattet. Sogenannte Sofortbild-Kameras. Sie dienten dazu, Aufnahmen der eigenen Bezirke, der Gebäude und der Aussenanlagen umgehend machen zu können. Meist um Schäden oder Unfallgefahren zu dokumentieren. Die Anzahl der teuren Sofortbild-Filme war rationiert, aber über die Jahre auf eine ausreichende Anzahl festgesetzt. Es gab sogar einen eigenen Etat.

Als schnelle Alternative wurde von der Geschäftsstelle die Anschaffung einer oder mehrerer Digitalbild-Kameras gewünscht. Kameras, wie sie bereits durch mehrere Mitarbeiter privat genutzt wurden. Doch nicht nur die Hauswarte hatten Bedarf. Auch die kaufmännischen Mitarbeiter benötigten zusehend Bildmaterial, da sie sich in einem schwieriger werdenden Markt immer umfangreichere und modernere Vermarktungsstrategien ausdenken mussten, um die Wohnungen an den Mieter zu bringen.

Das Marktumfeld wird schwieriger!

So waren Sie dann für eigene kleine Werbeauftritte, Zeitungsanzeigen und Handzettel für die Mietinteressenten selbst zuständig. Eine schnelle Möglichkeit, einfach und unkompliziert Fotos zu erstellen wurde zunehmend wichtiger. Und diese Dinge entstanden digital am Computer. Die Bilder sollten per PC dann in eigene Flyer eingefügt werden oder neben Wohnungsgrundrissen als Innenraum-Foto einen ersten Eindruck des Objektes bieten.

Schadens-Bilder würden zum Beispiel in digitaler Form per E-Mail direkt an Handwerker oder technische Mitarbeiter weitergeleitet werden. Zu der Zeit war das in etlichen Firmen bereits gängige Praxis. Die Vorteile lagen also klar auf der Hand: geringere Kosten, da teure Sofortbild-Filme entfielen, schnelle Verfügbarkeit, umgehende Information beim richtigen Mitarbeiter per E-Mail.

Wühlte man sich bis dahin noch im Recherchefall durch ein Wust von Bildern, die in bunten Tütchen in irgend einem Archivschrank vor sich hin schlummerten, würde zukünftig eine digitale Bilderschau in Windeseile das benötigte Material zur Verfügung stellen können.

Was sprach dagegen?

Was sprach also gegen so eine sinnvolle Alternative, die eigentlich nur Vorteile zu besitzen schien? Nichts. Und so wurde am Ende zögerlich eine einzige Kamera eingeführt. Für die Geschäftsstellenleitung, die sie dann leihweise den 40 Mitarbeitern auf Anfrage zur Verfügung stellte.

Die langen Wartezeiten machten es leider unattraktiv, mit dieser Kamera zu arbeiten. Gerade die Spontaneität war es ja, die sie so interessant machte. Wollte man aber jetzt Aufnahmen z.B. von einer Unfallgefahr machen und hatte sich mehrere Tage bis zu einer Woche zu gedulden, dann verlief die Sache nach ganz kurzer Zeit im Sande. In Ermangelung aktueller Fotos fuhr dann ein teurer Techniker oder Ingenieur erst sehr viel später ans Objekt, um dann den Schaden in Augenschein zu nehmen. Menschen können sich halt Gefahren viel besser vorstellen, wenn sie sie sehen!

Fiel das gute Stück dann gar über Wochen aus, war die Misere noch größer. Und die Entrüstung der Mitarbeiter groß. Besaßen sie doch überwiegend privat leistungsfähigere und dabei kostengünstigere Modelle. Und diese schienen im Gegensatz zu dem Gemeinschaftsmodell auch zuverlässiger zu funktionieren.

Große Unternehmen organisieren die Dinge aber anders!

Doch das Unternehmen hatte die Dinge, im Gegensatz zu den Mitarbeitern, anders organisiert. Globaler, generalisierter. Denn große Unternehmen wollen zukünftig nicht über jeden Einzelfall nachdenken müssen. Sehr zum Leidwesen der Betroffenen:

1. Die Beschaffung der Digitalbild-Kameras nebst Zubehör war in der IT-Abteilung angebunden. Und die steckte bis über beide Ohren in anderen, wichtigeren, größeren Projekten. Auch wollte man sich nicht herablassen, hier einen guten Service zu bieten. Die Befürchtung war zu groß, zukünftig mit jeder Bagatelle der End-User behelligt zu werden. (Eine übrigens auch andernorts verbreitete Angst)
2. Die Anschaffungskosten für ein Neumodell waren angeblich viel zu hoch. Man wollte den Weg über die Ausschöpfung der Garantieansprüche gehen, um Geld zu sparen.
3. Es gab ein kompliziertes Bestell-Prozedere, dem eine Bedarfsanalyse vorgeschaltet war. Diese unterschied nicht zwischen der Anschaffung einer kleinen Kamera oder der Anschaffung und unternehmensweiten Implementierung einer neuen Software.
4. Man wusste sehr wohl um die ständigen Ausfälle dieser Kameras im Unternehmen. Die zuständigen IT-Leute schimpften hinter hervorgehaltener Hand über diesen “Mist”. Aber man bezog pauschal alle Produkte vom PC über die Server bis hin zum PC-Equipment von diesem einen Großproduzenten. Punkt aus!

Der ganz normale Wahnsinn

Der damalige Warenwert der Kamera lag bei gut 800,- Euro.

Die Ausarbeitung und Stellung sowie die Prüfung der diversen Finanzierungs-Anträge, das Erscheinen diverser IT-Mitarbeiter in dieser Angelegenheit, die Fahr- und Wegekosten, die Zeiten der Diskussion über diese Missstände in mehreren Mitarbeiter-Besprechungen – all das dürfte die Kosten der Anschaffung einer oder sicherlich auch mehrere Modelle einer leistungsfähigen digitalen Kamera aufgewogen haben. Doch niemand wollte aus den Vorschriften ausbrechen.

Große Unternehmen haben halt ihre ganz eigenen Regeln.

Ihr

Norbert Wiechmann

• gewünschte Webseite im Browser aufrufen
• einfach in die Menüleiste Ihres Browsers gehen und dort Datei -> Drucken wählen.

Das war´s auch schon.

Auf dem Mac haben Sie dann noch die Option, statt eines Drucks eine PDF-Datei zu erzeugen.

Ihr

Zen-Projects Team

So erhalten Sie hilfreiche Hinweise, ob Sie es mit Zen-Projects mit dem richtigen Partner zu tun haben werden.

Ihr

Zen-Projects Team

Neuigkeiten erhalten Sie dann automatisch per E-Mail. Sie müssen sich also, abgesehen von der Anmeldung, nicht weiter kümmern. Viel Spaß damit!

Ihr

Zen-Projects Team

Aber nichts ist ohne Fehler, vermutlich auch diese Seite nicht. Für Anregungen, Vorschläge und Hinweise sind wir jederzeit offen. Auch für Probleme mit der Darstellung auf verschiedenen Browsern. Denn trotz größter Sorgfalt haben wir die nicht alle testen können.

Und nun viel Spaß auf unseren Seiten!

Ihr

Zen-Projects Team