Warum sind große Organisationen oft so träge? Weil die Dinge so kompliziert sind, wie sie scheinen? Das dürfte wohl in den seltensten Fällen wirklich zutreffen.

Große Organisationen leben in ihrem ganz eigenen Regelwerk. Und verzetteln sich auch gerne mal darin. Wie diese kleine Geschichte erläutern soll.

Eine wahre Geschichte

Eine wahre Geschichte, vorgekommen in einer Geschäftsstelle einer großen Hamburger Wohnungsgesellschaft.

Die Hauswarte der in unserer Geschichte vorkommenden Geschäftsstelle waren mit einigen Polaroidbild-Kameras ausgestattet. Sogenannte Sofortbild-Kameras. Sie dienten dazu, Aufnahmen der eigenen Bezirke, der Gebäude und der Aussenanlagen umgehend machen zu können. Meist um Schäden oder Unfallgefahren zu dokumentieren. Die Anzahl der teuren Sofortbild-Filme war rationiert, aber über die Jahre auf eine ausreichende Anzahl festgesetzt. Es gab sogar einen eigenen Etat.

Als schnelle Alternative wurde von der Geschäftsstelle die Anschaffung einer oder mehrerer Digitalbild-Kameras gewünscht. Kameras, wie sie bereits durch mehrere Mitarbeiter privat genutzt wurden. Doch nicht nur die Hauswarte hatten Bedarf. Auch die kaufmännischen Mitarbeiter benötigten zusehend Bildmaterial, da sie sich in einem schwieriger werdenden Markt immer umfangreichere und modernere Vermarktungsstrategien ausdenken mussten, um die Wohnungen an den Mieter zu bringen.

Das Marktumfeld wird schwieriger!

So waren Sie dann für eigene kleine Werbeauftritte, Zeitungsanzeigen und Handzettel für die Mietinteressenten selbst zuständig. Eine schnelle Möglichkeit, einfach und unkompliziert Fotos zu erstellen wurde zunehmend wichtiger. Und diese Dinge entstanden digital am Computer. Die Bilder sollten per PC dann in eigene Flyer eingefügt werden oder neben Wohnungsgrundrissen als Innenraum-Foto einen ersten Eindruck des Objektes bieten.

Schadens-Bilder würden zum Beispiel in digitaler Form per E-Mail direkt an Handwerker oder technische Mitarbeiter weitergeleitet werden. Zu der Zeit war das in etlichen Firmen bereits gängige Praxis. Die Vorteile lagen also klar auf der Hand: geringere Kosten, da teure Sofortbild-Filme entfielen, schnelle Verfügbarkeit, umgehende Information beim richtigen Mitarbeiter per E-Mail.

Wühlte man sich bis dahin noch im Recherchefall durch ein Wust von Bildern, die in bunten Tütchen in irgend einem Archivschrank vor sich hin schlummerten, würde zukünftig eine digitale Bilderschau in Windeseile das benötigte Material zur Verfügung stellen können.

Was sprach dagegen?

Was sprach also gegen so eine sinnvolle Alternative, die eigentlich nur Vorteile zu besitzen schien? Nichts. Und so wurde am Ende zögerlich eine einzige Kamera eingeführt. Für die Geschäftsstellenleitung, die sie dann leihweise den 40 Mitarbeitern auf Anfrage zur Verfügung stellte.

Die langen Wartezeiten machten es leider unattraktiv, mit dieser Kamera zu arbeiten. Gerade die Spontaneität war es ja, die sie so interessant machte. Wollte man aber jetzt Aufnahmen z.B. von einer Unfallgefahr machen und hatte sich mehrere Tage bis zu einer Woche zu gedulden, dann verlief die Sache nach ganz kurzer Zeit im Sande. In Ermangelung aktueller Fotos fuhr dann ein teurer Techniker oder Ingenieur erst sehr viel später ans Objekt, um dann den Schaden in Augenschein zu nehmen. Menschen können sich halt Gefahren viel besser vorstellen, wenn sie sie sehen!

Fiel das gute Stück dann gar über Wochen aus, war die Misere noch größer. Und die Entrüstung der Mitarbeiter groß. Besaßen sie doch überwiegend privat leistungsfähigere und dabei kostengünstigere Modelle. Und diese schienen im Gegensatz zu dem Gemeinschaftsmodell auch zuverlässiger zu funktionieren.

Große Unternehmen organisieren die Dinge aber anders!

Doch das Unternehmen hatte die Dinge, im Gegensatz zu den Mitarbeitern, anders organisiert. Globaler, generalisierter. Denn große Unternehmen wollen zukünftig nicht über jeden Einzelfall nachdenken müssen. Sehr zum Leidwesen der Betroffenen:

1. Die Beschaffung der Digitalbild-Kameras nebst Zubehör war in der IT-Abteilung angebunden. Und die steckte bis über beide Ohren in anderen, wichtigeren, größeren Projekten. Auch wollte man sich nicht herablassen, hier einen guten Service zu bieten. Die Befürchtung war zu groß, zukünftig mit jeder Bagatelle der End-User behelligt zu werden. (Eine übrigens auch andernorts verbreitete Angst)
2. Die Anschaffungskosten für ein Neumodell waren angeblich viel zu hoch. Man wollte den Weg über die Ausschöpfung der Garantieansprüche gehen, um Geld zu sparen.
3. Es gab ein kompliziertes Bestell-Prozedere, dem eine Bedarfsanalyse vorgeschaltet war. Diese unterschied nicht zwischen der Anschaffung einer kleinen Kamera oder der Anschaffung und unternehmensweiten Implementierung einer neuen Software.
4. Man wusste sehr wohl um die ständigen Ausfälle dieser Kameras im Unternehmen. Die zuständigen IT-Leute schimpften hinter hervorgehaltener Hand über diesen “Mist”. Aber man bezog pauschal alle Produkte vom PC über die Server bis hin zum PC-Equipment von diesem einen Großproduzenten. Punkt aus!

Der ganz normale Wahnsinn

Der damalige Warenwert der Kamera lag bei gut 800,- Euro.

Die Ausarbeitung und Stellung sowie die Prüfung der diversen Finanzierungs-Anträge, das Erscheinen diverser IT-Mitarbeiter in dieser Angelegenheit, die Fahr- und Wegekosten, die Zeiten der Diskussion über diese Missstände in mehreren Mitarbeiter-Besprechungen – all das dürfte die Kosten der Anschaffung einer oder sicherlich auch mehrere Modelle einer leistungsfähigen digitalen Kamera aufgewogen haben. Doch niemand wollte aus den Vorschriften ausbrechen.

Große Unternehmen haben halt ihre ganz eigenen Regeln.

Ihr

Zen-Projects Team